請求書の発行について

請求書発行の流れ

Sales-Adminでは、記録済みの売上データから請求書を自動で作成できます。

売上を記録 → 締日に請求書を発行 → メールで送信、またはPDFをダウンロードして郵送

手作業で請求書を作成する必要がないため、記載漏れやミスを防げます。

請求書を発行する

基本の操作手順

1. 請求・締め管理ページで「請求書発行 / 締め処理」をクリック
2. 年月と締日を選択
3. 該当する顧客が自動で絞り込まれるので、発行対象の顧客を選択
4. 内容を確認して発行

締日とは

締日とは、請求の対象期間を区切る日のことです。

• 月末締め - 毎月末日までの売上をまとめて請求
• 20日締め - 毎月20日までの売上をまとめて請求

顧客ごとに異なる締日を設定できます。請求書を発行するには、事前に顧客管理ページの顧客編集画面で締日を設定しておく必要があります。 締日が未設定の顧客は、請求書発行時の対象に表示されません。

請求書の内容

発行される請求書には以下が自動で含まれます。

• 自社の会社情報・登録番号
• 顧客名・住所
• 対象期間の売上明細
• 税率ごとの小計・消費税額
• 合計金額（前回請求額・入金額・繰越金額・今回買上額・消費税を含むサマリー）
• 振込先口座情報
• 支払期限

税額計算単位による違い

顧客ごとに「税額計算単位」を設定できます。この設定により、消費税の計算方法と発行される書類の位置づけが異なります。

• 請求書単位（デフォルト） - 締め期間の全売上をまとめて消費税を計算します。発行される請求書がインボイス（適格請求書）となります。
• 売上伝票単位 - 各売上伝票ごとに消費税を計算します。納品書がインボイスとなり、締めの明細書には伝票ごとの小計・消費税が記載されます。

請求・締め管理ページでは、請求書単位の顧客には「請求書」バッジ、売上伝票単位の顧客には「締め」バッジが表示されます。

請求書発行の有効/無効

顧客ごとに「請求書発行」を有効/無効に設定できます。売上伝票単位の顧客で納品書をインボイスとして運用する場合、請求書（PDF）の発行が不要なケースがあります。その場合、顧客編集画面で「請求書発行」を無効に設定すると、請求・締め管理ページと請求書の詳細ページのPDFダウンロードボタン、および詳細ページのメール送信ボタン・メール送信履歴が表示されなくなります。一括PDFダウンロードの対象からも除外されます。

複数の顧客をまとめて請求する（親子顧客）

店舗や事業所ごとに売上を記録しながら、請求は本社にまとめたい場合は、顧客に親顧客を設定します。

• 売上は、店舗・事業所ごとの子顧客に登録します
• 入金の登録・初期残高の設定・請求書の発行は、請求先である親顧客に対して行います（子顧客では行えません）
• 請求書の明細は、子顧客ごとに見出しを付けてまとめられます
• 締日・回収サイクル・税額計算単位は、親顧客の設定が使われます

「請求書発行 / 締め処理」画面には親顧客のみが表示されます。 子顧客が一覧に出てこないのは仕様で、その売上は親顧客の請求書に含まれています。

子顧客も顧客の登録件数に含まれます。親顧客は顧客の登録・編集画面（または顧客の一括編集画面）で設定します。階層は2階層までで、CSV一括取り込みでは設定できません。

親顧客の解除・変更

顧客編集画面の「親顧客」で 「選択なし」 を選ぶと、親子関係を解除できます。別の顧客を選べば付け替えられます。

親顧客を設定できない場合

次の顧客には親顧客を設定できません。顧客編集画面では「親顧客」の欄に理由が表示され、選択肢自体が出ません。

• 子顧客がすでに設定されている顧客 — 階層は2階層までのため、子を持つ顧客をさらに別の顧客の子にはできません
• 請求書を発行済みの顧客 — 子顧客には請求書を発行できず、その売掛残高は親顧客の請求書にも引き継がれません。子顧客にすると請求済みの債権がどの請求書にも現れなくなるため、設定できません
• 初期残高が登録されている顧客 — 請求書の繰越は親顧客の初期残高だけを参照するため、子顧客にすると残高が請求書に反映されなくなります。子顧客にする場合は、先に初期残高を0円に更新してください

また、親顧客の選択肢には親顧客（他の顧客の子でない顧客）だけが表示されます。子顧客を親に選ぶことはできません。

インボイス制度への対応

適格請求書発行事業者の登録番号を設定ページで登録しておけば、発行される請求書に自動で反映されます。税率ごとの消費税額の計算も自動で行われるため、インボイス制度の要件を満たした請求書を発行できます。

売上伝票単位の顧客の納品書には、税率別の消費税内訳と合計が記載されます（納品書がインボイスとなるためです）。

請求書のダウンロード・送付

PDFダウンロード

発行した請求書はPDF形式でダウンロードできます。

1. 請求・締め管理ページで該当の請求書を選択
2. PDFアイコンをクリック
3. ダウンロードされたPDFを確認

郵送する場合は、ダウンロードしたPDFを印刷してお送りください。

メールで送信する

請求書はSales-Adminから直接メールで送信できます。PDFを手元にダウンロードして添付する必要はありません。

1. 請求・締め管理ページから該当の請求書の詳細を開く
2. 「メール送信」をクリック
3. 宛先・件名・本文を確認する
4. 「送信」をクリック

宛先には、顧客に登録されているメールアドレスが初期表示されます。顧客にメールアドレスが未登録の場合や、担当者宛に送りたい場合は、その場で宛先を変更できます。件名と本文にはひな形が入力されているので、必要に応じて編集してください。請求書のPDFは自動で添付されます。

ポイント： 顧客のメールアドレスは、顧客編集画面から登録できます。あらかじめ登録しておくと、送信のたびに入力する手間がなくなります。

差出人アドレスはSales-Adminの運営アドレスで、表示名に自社の会社名が入ります。顧客がこのメールに返信すると、自社ではなくSales-Adminの運営に届きます。 問い合わせ先を伝えたい場合は、本文に自社の連絡先を記載してください。

なお、税額計算単位が売上伝票単位の顧客では、画面の表示が「締め処理」に変わります（「締め処理をメール送信」など）。操作の手順は請求書の場合と同じです。

送信状況を確認する

送信した履歴は請求書の詳細ページに「メール送信履歴」として表示され、送信日時・宛先・送信結果を確認できます。

請求・締め管理ページの「締日別」タブでは、各請求書に送信状態（未送信・送信済・失敗）が表示されます。どの顧客にまだ送っていないかがひと目でわかるため、月次の請求業務の抜け漏れ防止に役立ちます。

送信に失敗した場合、自動的な再送は行われません。宛先を確認のうえ、同じ手順でもう一度送信してください。送信直後に結果が反映されない場合は、ページを再読み込みすると履歴に表示されます。

請求書の確認・管理

発行済み請求書の一覧

請求・締め管理ページでは、発行済みの請求書を一覧で確認できます。

• 請求書番号
• 顧客名
• 締日・発行日・支払期限
• 請求額

請求書の削除

最新の請求書のみ削除が可能です。過去の請求書を削除することはできません。これは請求書間の金額の累積計算（前回請求残高→今回請求残高）の整合性を保つためです。

請求書発行後の売上・入金の編集制限

請求書を発行すると、その請求書に含まれる売上と入金は編集・削除ができなくなります。これは請求書の内容と元データの整合性を保つためです。

修正が必要な場合は、先に該当の請求書を削除してから売上・入金を編集してください。

効率的な請求業務のポイント

• 日々の売上登録を正確に - 請求書の元データとなる売上が正しくないと、請求書の内容も誤ったものになります
• 締日を統一する - 一般的に月末締めのケースが多いです
• 発行後すぐに送付 - 請求書の発行と送付を同日に行うと、支払期限までの余裕が確保できます

まとめ

Sales-Adminでの請求書発行は、売上データから自動生成されるためシンプルです。

• 締日を設定して、未請求売上を自動集計
• インボイス制度に対応した請求書を自動発行
• PDFを添付したメールで送信、またはダウンロードして郵送

日々の売上登録を正確に行っていれば、請求書発行は数クリックで完了します。